Kaum ein politisches Versprechen wird so oft wiederholt wie der Bürokratieabbau. Jede Bundesregierung der vergangenen Jahre hat Entlastungspakete angekündigt, und auch die EU hat Vereinfachungen versprochen. Fragt man jedoch in mittelständischen Betrieben nach, ob der Aufwand für Formulare, Nachweise und Meldungen gesunken ist, fällt die Antwort meist ernüchternd aus. Das liegt nicht an fehlendem guten Willen, sondern an der Art, wie Bürokratieabbau bislang betrieben wird.
Warum der Bürokratieabbau in den Betrieben kaum ankommt
Ein Grund ist die Asymmetrie zwischen Abbau und Aufbau. Während einzelne Pflichten gestrichen werden, entstehen gleichzeitig neue, etwa durch Regeln zu Nachhaltigkeit, Datenschutz, Cybersicherheit oder Arbeitszeiterfassung. Die Summe bleibt hoch. Die Bürokratieentlastungsgesetze haben zwar konkrete Erleichterungen gebracht, etwa kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Doch solche Änderungen nimmt ein Betrieb kaum wahr, wenn er im selben Jahr neue Berichtspflichten erfüllen muss.
Ein zweiter Grund liegt im Vollzug. Viele Belastungen entstehen nicht durch Gesetze selbst, sondern durch deren Umsetzung in Behörden. Unterschiedliche Auslegungen in Ländern und Kommunen, Papierformulare neben Onlineportalen und fehlende Schnittstellen zwischen Ämtern sorgen dafür, dass Unternehmen dieselben Daten mehrfach einreichen müssen.
Drittens trifft Bürokratie kleine Betriebe überproportional. Ein Konzern hat eigene Abteilungen für Compliance und Berichterstattung. Ein Handwerksbetrieb mit zwanzig Beschäftigten erledigt das abends am Küchentisch oder bezahlt externe Berater. Die Zeit, die dabei verloren geht, fehlt für Kunden, Ausbildung und Investitionen. Und sie trägt dazu bei, dass immer weniger junge Menschen bereit sind, einen Betrieb zu übernehmen oder zu gründen.
Drei Schritte, die wirklich etwas ändern würden
Aus Sicht der Redaktion braucht es keinen weiteren Katalog einzelner Streichungen, sondern einen Kurswechsel in drei Punkten.
Erstens: eine konsequente Regel, dass Daten nur einmal an den Staat gemeldet werden müssen. Behörden sollten untereinander auf vorhandene Informationen zugreifen dürfen, statt Unternehmen erneut zu fragen. Das sogenannte Once-only-Prinzip ist seit Jahren beschlossene Sache, wird aber nur schleppend umgesetzt.
Zweitens: echte Schwellenwerte für kleine Unternehmen. Neue Pflichten sollten grundsätzlich erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße gelten, und zwar nicht nur auf dem Papier, sondern auch dann, wenn große Kunden diese Pflichten über Lieferverträge an kleine Zulieferer weiterreichen. Gerade dieser Kaskadeneffekt macht viele Ausnahmen wirkungslos.
Drittens: verbindliche Fristen für Behörden. Wenn ein Genehmigungsantrag innerhalb einer festen Frist nicht beschieden ist, sollte er in mehr Bereichen als genehmigt gelten. Das würde Verwaltungen zwingen, Prozesse zu straffen, und Unternehmen Planungssicherheit geben.
Was Betriebe selbst tun können
Unternehmen sollten nicht nur auf die Politik warten. Viele Pflichten lassen sich mit digitalen Werkzeugen deutlich effizienter erfüllen, etwa durch elektronische Rechnungsstellung, die ohnehin schrittweise Pflicht wird, digitale Personalakten oder automatisierte Meldungen aus der Lohnbuchhaltung. Verbände und Kammern sammeln zudem konkrete Beispiele für unsinnige Vorschriften. Wer solche Fälle meldet, liefert der Politik genau das, was ihr oft fehlt: belastbare Praxisbelege.
Der Bürokratieabbau wird erst dann gelingen, wenn er nicht als Sammlung von Einzelmaßnahmen, sondern als Grundprinzip staatlichen Handelns verstanden wird. Gemessen werden sollte er nicht an der Zahl gestrichener Paragrafen, sondern an der Zeit, die Unternehmer wieder für ihr eigentliches Geschäft haben.